「社員に使ってみるよう言ったのに、結局だれも使っていない」。AIの導入で、いちばんよく聞く失敗です。原因の多くは、ツールではなく「会社として何をしたいのか」が決まっていないことにあります。
第6回は、AIを「使う側」に回る組織をつくるために、経営者・幹部が最初に決めておきたい5つのことを整理します。
なぜ「現場任せ」ではうまくいかないのか
AIは、使う人によって効果が大きく変わる道具です。何に使ってよいか、どこまで任せてよいかが決まっていないと、慎重な社員は使わず、積極的な社員は自己流で使い始めます。その結果、効果が一部の人にとどまり、情報の扱いにもばらつきが出ます。
逆に、幹部が方向を決めて「使ってよい」と示すだけで、社員は動きやすくなります。AI導入は、IT担当の仕事ではなく、経営の仕事です。
幹部が最初に決める5つのこと
1. 何のために使うか（目的）
「残業を減らす」「提案の質を上げる」「新人が早く一人前になる」など、会社として解きたい課題を1つ決めます。目的が決まると、どの業務から始めるかも自然に決まります。
2. 誰が旗を振るか（推進役）
社内で1人、推進役を決めます。ITに詳しい人である必要はありません。新しいことを面白がれて、社内で相談されやすい人が向いています。推進役には、試す時間を業務として認めることも大切です。
3. どの業務から始めるか（対象）
最初は、毎日発生していて、間違えても大きな問題にならない業務を選びます。第1回で紹介した追客メールの下書きや、日報のまとめが向いています。お客様に直接出るものや、お金に関わるものは後回しにします。
4. どこまで使ってよいか（ルール）
入力してよい情報・いけない情報、会社として使うサービス、人が最終確認する範囲を決めます。細かい決め方は、第8回で詳しく紹介します。
5. 何をもって「うまくいった」とするか（振り返り）
「この作業にかかる時間」「月の残業時間」など、比べられる目安を1つ決め、始める前に測っておきます。1か月後に同じ目安で比べると、続けるか、やり方を変えるかを判断できます。
最初の1か月の進め方
- 1週目：幹部が5つのことを決め、社内に「AIを使ってよい」と伝える。推進役が自分で試す。
- 2〜3週目：対象の業務を担当する2〜3人で使ってみる。うまくいった指示文を書き留める。
- 4週目：振り返りの目安で効果を確かめ、うまくいった使い方を社内で共有する。次の業務を1つ決める。
大切なのは、幹部自身も使うことです。経営者が「これ、AIで下書きしてみたよ」と見せるだけで、社内の空気は変わります。
まとめ
| 決めること | 例 |
|---|---|
| 目的 | 残業を減らす / 提案の質を上げる / 新人を早く育てる |
| 推進役 | 新しいことを面白がれて、相談されやすい人を1人 |
| 対象の業務 | 毎日あって、間違えても影響の小さい業務から |
| ルール | 入力してよい情報、使うサービス、人が確認する範囲 |
| 振り返り | 作業時間や残業時間など、比べられる目安を1つ |
AIを「使う側」に回れるかどうかは、ツールの選び方よりも、幹部が最初に決めることで決まります。まずは5つのうち「目的」と「推進役」の2つから決めてみてください。
次回（11/19）は、受注までの「転換率」をAIで見える化し、営業のPDCAを回す方法を紹介します。
勉強会の様子を動画で公開しています
この記事のテーマは、加盟店様向け勉強会「AIを使う側に回る一日」でもお話ししました。その様子を「JIHの取り組み」ページで公開しています。
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